Wat is personeelsplanning?

Personeelsplanning is het meest effectieve beheer van menselijke capaciteit en werktijd. Het doel is om medewerkers met de meest geschikte vaardigheden te matchen met de juiste taken. Dan weet je altijd zeker dat de beste mensen op de goede plek zitten. Het vinden van de optimale balans tussen de personele behoefte en de beschikbaarheid van de medewerkers is het belangrijkste aandachtspunt bij een goede personeelsplanning.

Juiste aantal medewerkers met juiste kwalificaties op juiste moment op juiste plaats

Het centrale doel van een goede personeelsplanning is dat het juiste aantal medewerkers met de juiste kwalificaties op het juiste moment op de juiste plaats is. Het moet zorgen voor meer doelmatigheid en een soepele workflow. Bovendien verhoogt een passende en correcte planning de tevredenheid van de medewerkers en zorgt het zo voor een betere werksfeer.

Bij de personeelsplanning moet rekening worden gehouden met ontwikkelingen op korte, middellange en lange termijn. Zo zijn er bedrijven en sectoren zoals de horeca en retail die op bepaalde momenten meer personeel nodig hebben. Intelligente personeelsplanning wordt beschouwd als een belangrijke voorwaarde voor hoge efficiëntie binnen de organisatie. Het voorkomt personele knelpunten, zorgt ervoor dat medewerkers niet overwerkt of onderwerkt raken en het verbetert de klantenservice. Een goede personeelsplanning verhoogt tevens de productiviteit van de medewerkers, vermindert administratief werk en draagt bij aan een grotere klant- en medewerkerstevredenheid.

Personeelsplanning op de korte, middellange en lange termijn

Personeelsplanning vindt plaats op 3 niveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Daarbij moet rekening worden gehouden met kwaliteit, kwantiteit en tijd. De planning van de personeelsinzet bepaalt welke vaardigheden en kennis in de toekomst op welke taakgebieden nodig is. En welke niet. Bijscholingsmaatregelen en outsourcing zijn manieren om in te spelen op veranderde kennisbehoeften. Bij kwantitatieve planning moet de vraag worden beantwoord of de toekomstige personeelsbehoefte overeenkomt met het verwachte aantal medewerkers. En welke nieuwe instroom en vertrekken worden verwacht.

• Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning gaat over een toekomstgerichte personele bezetting van de organisatie. Je plant waar je over een aantal jaren (3 tot 5 jaar) wilt staan en welke aanvullende vaardigheden je dan nodig hebt. Op basis van deze langetermijnplanning neem je strategische beslissingen over de in- en uitstroom van medewerkers, de inrichting van de afdelingen en de planningsmethodiek. Strategische personeelsplanning is dus de verbindende schakel tussen het organisatiebeleid en het toekomstige personeelsbestand. Waar wil je als organisatie naartoe? Wie en wat heb je nodig om de bedrijfsdoelstellingen te halen? Zijn alle medewerkers daar klaar voor? Is er behoefte aan nieuw personeel? Welke ontwikkelingen en innovaties zijn er te verwachten? Hoe kan er worden gestuurd op kosten? Het zijn vragen waar op strategisch niveau goed over moet worden nagedacht.

• Tactische personeelsplanning

De tactische personeelsplanning is voornamelijk gericht op de middellange termijn. Het draait hier om het berekenen van de uitkomst van realistische scenario’s op basis van variabalen, zoals vakantie, piek- en daluren, (ziekte)verzuim, huidige vaardigheden en opleiding. Er ontstaat zo een helder beeld van bezettingsknelpunten of overschotten, waarmee de personeelsplanning kan worden bijgestuurd. In feite draait tactische personeelsplanning om de perfecte afstemming tussen vraag en aanbod voor zeg een periode van een jaar, waarbij alle variabelen (zoals seizoendrukte en verloven) in kaart zijn gebracht. Het doel is dat het personeelsbestand zo goed mogelijk kan meebewegen met de vraag van de klant. Dit krijgt vorm in bijvoorbeeld een capaciteitsplan, formatieplan, flexibiliteitsplan, rooster- en verlofbeleid.

• Operationele personeelsplanning

Dit is de planning op korte termijn. Hierbij gaat het om het plannen, maken, evalueren en aanpassen van specifieke dienstroosters voor werknemers. De centrale vraag is steeds: welk en hoeveel werk is er voorhanden en wie kan ik wanneer inplannen én vrij geven? Er moet snel kunnen worden geschakeld om de ideale balans tussen personeelsbehoefte en het aantal beschikbare medewerkers te vinden. Een goede operationele planning houdt rekening met de medewerkers, de capaciteit/formatie, de vraag van de klant, het belang van de organisatie, de cao en de arbeidstijdenwet.

Personeelsplanning: het samenstellen van een complexe legpuzzel

Een goede personeelsplanning is als het samenstellen van een complexe legpuzzel. Het maken van een overzichtelijke en tevredenstellende planning is belangrijk om een efficiënte workflow te realiseren, de medewerkers optimaal in te zetten én goed met elkaar te laten samenwerken. Dat is vandaag de dag lastig genoeg, nu steeds meer personeelsleden vanuit huis of remote (vanaf andere locaties) werken. Deze trend van hybride werken heeft een boost gekregen tijdens de coronapandemie van de afgelopen jaren.

Daarnaast hebben vrijwel alle organisaties te maken met personeelstekorten, waarbij de verwachting is dat die verder gaan oplopen. Het personeel verwacht ook steeds meer flexibiliteit. In de zin van werktijden op maat en meer inspraak in de eigen roosters en werkzaamheden. Dit betekent een extra, grote uitdaging voor de personeelsplanning.

Goede, gerichte en branchespecifieke software helpt bij de planning

Personeelsplanning is tegenwoordig een belangrijk onderdeel van personeelsbeheer. Om de inzet van personeel onder de knie te krijgen, kiezen steeds meer bedrijven, organisaties en instellingen voor geavanceerde softwareoplossingen.  Zeker nu veel mensen standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Het maken van werkroosters en planningen wordt daarmee een uitdagende klus.

Goede, gerichte en branchespecifieke software helpt bij de planning, rekening houdend met de ontwikkelingen op de korte, middellange en lange termijn. Daarnaast worden in de personeelsplanning zoveel mogelijk de wensen van medewerkers ter harte genomen.

Inzicht in alle statistieken, van tevoren sturen

Met de juiste personeelsplanning-software creëer je overzicht. Je roostert op basis van de verwachte drukte in het bedrijf, de gegevens worden live geregistreerd en je stuurt tot op de dag zelf via de app het aantal medewerkers bij waar nodig. De software geeft de prognose weer (gestoeld op de te verwachten drukte en omzet) en stuurt cijfermatig op productiviteit. Hierdoor is het eenvoudig om de benodigde uren af te stemmen op de te verwachten drukte. Op basis van de opgebouwde database kun je de volgende personeelsplanning nog nauwkeuriger doen.

Speciale software voor personeelsplanning biedt je de mogelijkheid om vooraf te budgetteren en de productiviteit van de medewerkers en loonkosten inzichtelijk te maken. Een groot voordeel is dat de software voor personeelsplanning gemakkelijk is te koppelen aan het verloningsysteem, het reserveringssysteem, het bestelsysteem en de kassa. Als je inzicht hebt in alle statistieken, kun je aan de hand van een managementplan van tevoren sturen.

Tips voor een goede personeelsplanning

1. Werken in de cloud

Dit biedt veel voordelen bij het maken, bijhouden en bijsturen van de personeelsplanning. Zo heb je op elk moment en onafhankelijk van de tijd, de plaats en het apparaat toegang tot de planning. Directie, management en medewerkers kunnen de planning op elk moment en elke locatie inzien en zo nodig aanpassen. Bovendien kan er samen aan documenten worden gewerkt, zodat altijd de actuele versie van de planning voor iedereen zichtbaar is.

2. Flexibel plannen

Er kan altijd iets gebeuren dat de gemaakte planning in de war schopt. Denk aan medewerkers die van dienst moeten of willen ruilen. Of personeel dat te laat komt. Verstoringen in de planning kunnen ook het gevolg zijn van de onvoorspelbaarheid van klanten, bijvoorbeeld als zij een annulering plaatsen of een speciaal verzoek doen.

3. Vooruitplannen

Plan ruim van tevoren. Dit om te voorkomen dat ingeplande medewerkers niet kunnen werken op de dagen dat zij staan ingeroosterd. Zorg er ook voor dat het werkschema op tijd bij iedereen bekend is. Te vroeg personeel plannen is overigens ook geen goed idee, omdat in dat geval niet alle medewerkers weten of ze wel of niet beschikbaar zijn.

4. Duidelijke communicatie

Leg duidelijk uit waarom je iemand hebt ingepland voor een bepaalde dienst om weerstand te voorkomen. Laat de medewerkers zelf hun beschikbaarheid aangeven en houd hier rekening mee bij de planning. Heb je bijvoorbeeld studenten en medewerkers met kinderen in dienst? Leg dan vast wanneer ze naar school moeten of wanneer de ouder zijn of haar kind van school moet halen. Als je bij het maken van de personeelsplanning rekening houdt met de voorkeuren van het personeel, krijg je doorgaans productieve en tevreden medewerkers.

5. Analyseren en optimaliseren

Kijk aan de hand van de verkregen data uit de personeelsplanning-software terug op de afgelopen maanden. Wat ging er goed en wat ging er fout? Welke medewerkers wilden vaak van dienst wisselen? Hadden ze daar goede redenen voor? En was dit een incidenteel of structureel probleem? Zoek uit waar de pijnpunten zitten en houd hier met de volgende planning rekening mee.

Meer rendement uit het bedrijf en hogere klant- en medewerkerstevredenheid

Een personeelsapp maakt het leven een stuk eenvoudiger. Je kunt hiermee eenvoudig roosters inzien, uren en saldo’s bekijken, verloven inzien en aanvragen, nieuwtjes lezen, taken toewijzen en bestanden openen. Personeelsplanning-software is er op maat voor allerlei sectoren, zoals de horeca, productie-industrie, retail, zorg, sportverenigingen en tankstations.

Bij personeelsplanning draait het om de optimale balans tussen medewerker, klant en organisatie. Dit geeft grip op de kosten, zorgt voor een hoge klant- en medewerkerstevredenheid en leidt ertoe dat de bedrijfsdoelstellingen worden gehaald. Voor vele organisaties geldt dat een efficiënte inzet van het personeel het verschil maakt tussen winst of verlies. Een doelmatige personeelsplanning is de katalysator om meer rendement en een hogere voldoening bij klanten en medewerkers te behalen.