Vanaf wanneer heb je planningssoftware nodig?

Met slechts een handvol medewerkers in je bedrijf of organisatie, is het nog redelijk eenvoudig en overzichtelijk om een personeelsplanning te maken. Maar als je onderneming groeit en het aantal medewerkers en taken toeneemt, kun je voor een goede bedrijfsvoering eigenlijk niet meer zonder planningssoftware. Het personeel is het belangrijkste kapitaal binnen je organisatie. Niet alleen uit kostenoogpunt, maar ook omdat zij het verschil maken in kwaliteit en productiviteit. Met het gebruik van personeelsplanningssoftware maak je een efficiëntieslag binnen je bedrijf, die bovendien de medewerkerstevredenheid een boost geeft.

Personeelsplanningssoftware in principe geschikt voor elke branche

Planningssoftware is in principe geschikt voor elke branche waar mensen, maar ook materialen en/of apparaten moeten worden ingepland. Personeelsplanningssoftware biedt een passende oplossing voor bijvoorbeeld de horecabranche, zorgsector, retail, productie-industrie en sport- en recreatieve sector. Zonder software is het inroosteren van de medewerkers veelal een complexe en tijdrovende klus, te meer als er sprake is van een variërend werkaanbod, piek- en daluren, fulltimers en parttimers, bijbanen en oproepkrachten.

Je hebt als planner te maken met verschillende werktijden en beschikbaarheden per medewerker en uiteenlopende competenties en bevoegdheden, evenals met een financieel budget. Met goede planningssoftware heb je 24 uur per dag inzicht in de planning. Hierdoor plan je efficiënt en stuur je snel bij waar nodig. Ofwel: de juiste mensen met de juiste kennis en vaardigheden zijn op het juiste moment op de juiste plek. Onder- en overbezetting is in één oogopslag duidelijk.

Hogere efficiëntie, beter overzicht en sneller schakelen dankzij planningssoftware

Met personeelsplanningssoftware krijg je meer grip op de planning. Je weet wanneer je het meeste werk kunt verwachten, hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt en of de werkzaamheden aansluiten bij het huidige personeelsbestand. De planningssoftware stelt je in staat meer in detail te plannen en mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen het bedrijf. Alle medewerkers kunnen online via een mobiele app de planning raadplegen. Ze weten hierdoor waar ze aan toe zijn. Jij hebt als planner het volledige overzicht.

Planningssoftware matcht de behoefte van het bedrijf of de organisatie met de mogelijkheden en wensen van de medewerkers. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de wet- en regelgeving (denk aan de Arbeidstijdenwet), ziekte en verlof. Medewerkers kunnen zelf aangeven wanneer en waar zij kunnen werken. De personeelsplanningssoftware stelt je bovendien in staat om snel te schakelen, bijvoorbeeld bij uitval van personeel of als er bij onderbezetting of overbezetting plotseling behoefte is aan respectievelijk meer of minder medewerkers.

Wanneer heb je planningssoftware nodig?

Wanneer heb je planningssoftware nodig? Het antwoord is simpel: als je de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van de medewerkers zo optimaal mogelijk op elkaar wilt afstemmen. Je merkt in de praktijk bijvoorbeeld dat dagelijkse taken niet meer uitgevoerd kunnen worden, omdat medewerkers appen met vragen over hun saldo’s en geplande uren. Meestal zie je dit bij organisaties die 10 of meer medewerkers in dienst hebben. Het gebruik van software bespaart je tijd, energie en kosten.

Je kunt sneller een betere planning maken. Doelmatiger werken levert een behoorlijke tijdsbesparing op. Dankzij de personeelsplanningssoftware kun je eenvoudiger vooruitplannen voor een langere periode. Een geautomatiseerd proces houdt rekening met allerlei variabelen als contracturen, beschikbare werkuren, verlofsaldi en ziekte. Dit allemaal in Excel bijhouden, is bewerkelijk en vraagt heel wat manuren. Deze uren kunnen beter en efficiënter binnen de organisatie worden ingezet. Een kostenbesparing bereik je door een betere sturing op de bezetting en het zo doelmatig mogelijk inzetten van de medewerkers.

Personeelsplanningssoftware is om vele redenen een meerwaarde

Binnen vrijwel elk bedrijf komt er een moment dat je planningssoftware nodig hebt om verder te komen en de medewerkers aan je te binden. De redenen daarvoor verschillen per sector. Een goede personeelsplanningssoftware is een duidelijke meerwaarde als er bijvoorbeeld sprake is van:

• Verspilling bij de inkoop. Met planningssoftware wordt het voorraadbeheer eenvoudiger en kun je doelmatiger inkopen.
• Je reserveringen wilt managen en reviews van gasten of klanten wilt vragen.
• Je in het werkrooster optimaal rekening wilt houden met ploegendiensten, avond- en weekendtoeslagen en vakantie-uren.
• Je wilt roosteren op basis van verwachte drukte, het aantal klanten of bezoekers.
• Je wilt sturen op taakstellende budgetten per afdeling, onderdeel, praktijk of filiaal.
• Er behoefte is aan een efficiëntieslag binnen de organisatie. De software voor personeelsplanning kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan de urenregistratie en een handig inkloksysteem.

Profiteer van de voordelen van planningssoftware

• Personeelsapp voor medewerkers om realtime op de hoogte te zijn

Medewerkers kunnen op elk moment, vanaf elke locatie en elke device (smartphone, tablet, laptop of desktop computer) de planning inzien en (last-minute) wijzigingen doorgeven. Het personeel kan via de personeelsapp zijn beschikbaarheid, ruilverzoeken, verlofaanvragen en urencorrecties doorgeven. Iedereen is gelijk op de hoogste van de actuele mutaties die jij doorvoert in het rooster.

• Managementapp om als werkgever in één oogopslag te zien hoe je ervoor staat

Voor de planner en het management is er een managementapp, zodat je direct inzicht hebt in de cijfers van de organisatie. Op basis van deze cijfers kun je het personeel aansturen. Je kunt de omzet bekijken, de prognose en de realisatie vergelijken en sturen op productiviteit. Bij grotere bedrijven kunnen filialen met elkaar worden vergeleken. Dankzij de roosterinzage en het urenbeheer ben je in staat om eenvoudig en efficiënt te plannen. Daarbij kun je snel medewerkers toevoegen of afschalen, begin- en eindtijden van medewerkers wijzigen en pauzetijden regelen.

• Slimmer plannen met standaardtemplates

Er is planningssoftware beschikbaar die standaardtemplates voor je klaarzet, waarin automatisch is ingevuld hoeveel medewerkers er per dag nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te halen. Tegelijk toont een pop-upvenster welke medewerkers beschikbaar zijn en wat de loonkosten bedragen. Je ziet de al ingeplande diensten en uren en je krijgt van medewerkers met contracturen meteen het saldo aan overuren. Hier kun je in de planning rekening mee houden.

• Beter budgetteren door beter roosteren

Met planningssoftware maak je een optimaal rooster op basis van het beschikbare budget. Dit kan per medewerker, per afdeling of per filiaal. Je plant de medewerkers in en je krijgt vooraf inzicht in de verwachte productiviteit. Het beschikbare budget is uitgangspunt om efficiënter te plannen. De software rekent alles voor je door, zodat je op basis van deze cijfers een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Een goede personeelsplanning is van belang voor de rendabiliteit, productiviteit en flexibiliteit van jouw bedrijf of organisatie. Planningssoftware is daarvoor onontbeerlijk. Je bent hierdoor verzekerd van de juiste man of vrouw op de juiste plaats, je voorkomt onder- of overbezetting, je plant op maat van elke medewerker en het rooster is altijd in regel met de wetgeving.