Tips

Valkuilen bij het maken van een rooster

Het maken van een rooster kan een behoorlijke uitdaging zijn. Je moet als werkgever met vele zaken rekening houden. Denk aan de beschikbaarheid en de wensen van de medewerkers, de capaciteit op de werkplek en het voorkomen van een onder- of overbezetting. Of plotselinge uitval van personeel en een tekort aan producten en materialen. Tegelijkertijd moet je gefocust zijn op het halen van de bedrijfsdoelstellingen en het tevreden houden van de klanten en medewerkers. Deze blog geeft je antwoord op hoe je 8 valkuilen bij het maken van een rooster kunt vermijden. Deze valkuilen zijn:

  • Niet kijken naar de benodigdheid van medewerkers
  • Geen rekening houden met saldo’s en overuren
  • Alleen kijken naar uurloon
  • Niet sturen op productiviteit
  • Onjuiste communicatie
  • Wij doen dit al jaren zo
  • Plannen op medewerkers i.p.v. benodigdheid per werkplek
  • Geen rekening houden met pauzes

1. Niet kijken naar de benodigdheid van medewerkers

Het komt voor dat er bij het maken van een rooster onvoldoende wordt nagedacht over wie het werk moet gaan uitvoeren. Hebben de medewerkers wel de conditie of capaciteit om de werkzaamheden optimaal te verrichten? Zijn de benodigde materialen, attributen of apparaten aanwezig om de klus te klaren? Beschikken de medewerkers over de juiste competenties om het werk te kunnen uitvoeren?

Als er onvoldoende wordt gekeken naar de benodigdheid van medewerkers, loop je het risico dat de werkzaamheden niet goed worden gedaan. De planner moet goed nadenken over wie er voor de werkzaamheden moeten worden ingeroosterd. En of ze daar de tijd, de capaciteit, de middelen en de ruimte voor hebben.

2. Geen rekening houden met saldo’s en overuren

Het maken van een goed rooster kan alleen als alle gewerkte uren, overuren, vakantie- en verlofdagen en aanvragen direct inzichtelijk zijn. Als de beschikbaarheid en afwezigheid van de medewerkers niet zichtbaar zijn, loopt de planning in het honderd. Het is noodzakelijk dat de roostermaker rekening houdt met de door de medewerkers opgegeven beschikbaarheid.

De gewerkte uren van het personeel moeten inzichtelijk zijn, evenals de opgebouwde overuren en vakantiedagen. Alleen dan kan worden voorkomen dat het aantal medewerkers niet in balans is met de hoeveelheid werk op de verschillende werkdagen. Bij een onderbezetting en openstaande diensten, heb je als werkgever niet alleen te weinig personeel op de werkvloer maar loop je ook omzet mis.

3. Alleen kijken naar uurloon

Een roostermaker dient bij de personeelsplanning niet alleen te kijken naar het uurloon van de medewerkers. Een passende beloning op basis van specifieke vakkennis is natuurlijk belangrijk, maar er wordt de laatste jaren een steeds bredere kennis van medewerkers gevraagd. Naast vakkennis zijn ook vaardigheden op basis van algemene kennis, houding en gedrag van belang bij het zo goed mogelijk uitvoeren van de werkzaamheden.

Werkgeversonderzoek laat zien dat een servicegerichte, vriendelijke en geduldige houding van werknemers richting klanten belangrijk wordt gevonden. Het is slim om de juiste medewerkers bij elkaar te zetten voor specifieke taken. Afhankelijk van de aard van de in te roosteren werkzaamheden, is het ook goed om te kijken of medewerkers in staat zijn problemen op te lossen, samen te werken, digitale vaardigheden hebben en zich snel kunnen aanpassen aan veranderende werkomstandigheden.

4. Niet sturen op productiviteit

Met de krapte op de arbeidsmarkt en het gebrek aan gekwalificeerd personeel, kan de werkgever het zich niet meer permitteren om niet te sturen op productiviteit. Het is van belang dat de roostermaker een helder overzicht heeft van de vaardigheden die beschikbaar zijn binnen de organisatie. Als deze niet ten volle worden benut, gaat dit ten koste van de productiviteit.

Houd bij het maken van een rooster rekening met de biologische verschillen tussen de medewerkers. De één is misschien een uitgesproken ochtendtype en de ander juist een avondtype. Medewerkers zijn op verschillende tijdstippen van de dag het meest productief. Met een goede capaciteitsplanning – de afstemming tussen werkaanbod en personeel – stuur je op de inzet van directe en indirecte uren en daarmee op de productiviteit.

5. Onjuiste communicatie

Een grote fout bij het maken van een personeelsrooster is dat er geen of onvoldoende rekening wordt gehouden met de beschikbaarheid en vrije tijd van de medewerkers. Denk aan zaken als schoolgaande kinderen, studie, hobby’s of vakanties. Als je als planner niet bedacht bent op de persoonlijke en zakelijke voorkeuren van de medewerkers, is de kans groot dat onjuiste communicatie ten koste gaat van hun motivatie en tevredenheid. En medewerkers misschien het bedrijf verlaten.

Communiceer duidelijk waarom iemand voor een specifieke dienst is ingeroosterd en waarom de bewuste medewerker de hem of haar toebedeelde taak moet doen. En communiceer tijdig roosterwijzigingen, zodat iedereen weet waar die aan toe is.

6. Wij doen dit al jaren zo

Een goede personeelsplanning heeft een positief effect op de medewerkerstevredenheid. Het komt voor dat roosters worden gemaakt op basis van de gedachte: ꞌwij doen dit al jaren zoꞌ. De praktijk leert dat roosters vaak gebaseerd zijn op rechten en toezeggingen die ooit aan medewerkers zijn gedaan. Met als gevolg dat er om deze ꞌafsprakenꞌ heen wordt gepland.

Een rooster kan draaien, maar dat wil nog niet zeggen dat dit optimaal werkt. De arbeidsmarkt verandert met flexibilisering van arbeid, globalisering, arbeidsmigratie, robotisering, vergrijzing en mondige, veeleisende werknemers. De technologie ontwikkelt zich in een razend tempo. Organisaties moeten hierop inspelen en meer werk maken van hun personeelsplanning.

7. Plannen op medewerkers i.p.v. benodigdheid per werkplek

Het louter plannen op medewerkers werkt ondoelmatigheid en daarmee kosteninefficiëntie in de hand. Beter is het om bij het maken van een rooster te kijken naar de benodigdheid per werkplek. De capaciteit die er effectief beschikbaar is, dient zo goed mogelijk te worden afgestemd op de benodigde personele capaciteit. Plan de werkzaamheden op de werkplekken en locatie in en koppel daar de juiste en het juiste aantal medewerkers aan. Een optimale bezetting van de ruimtes draagt er in belangrijke mate aan bij dat de organisatiedoelstellingen worden gehaald.

8. Geen rekening houden met pauzes

Als werkgever die roosters maakt voor de medewerkers, dien je rekening te houden met de regels zoals die zijn vastgelegd in de Arbeidstijdenwet. Regels over werk- en rusttijden en pauzes. In de planning moet worden ingecalculeerd hoeveel diensten een werknemer achter elkaar mag werken, op hoeveel pauze hij of zij recht heeft en hoeveel rusttijd er tussen de verschillende werkdiensten moet zitten.

Medewerkers die te vaak of te lang moeten werken; het is wettelijk verboden en het schaadt de gezondheid en de veiligheid van de medewerkers. Bovendien kom je – als je geen rekening houdt met pauzes van de werknemers – niet uit met de personeelsplanning. Er is dan een tekort aan personeel voor de noodzakelijke werkzaamheden. Bij het maken van een rooster moet je dus goed letten op wat er in de Arbeidstijdenwet staat over werktijden, rusttijden en pauzes.

Vragen over dit bericht?

Neem vrijblijvend contact op met één van onze specialisten.

Avatar foto
Terug naar het overzicht

Gerelateerd nieuws

Link
Tips

Loonkosten onder controle houden? Lees onze 6 tips!

Lees meer
Link
Tips

Vanaf wanneer heb je planningssoftware nodig?

Lees meer
Link
Tips

10 tips voor het maken van een personeelsplanning

Lees meer
ONLINE