Tips voor het maken van een goede prognose

Een goede prognose is essentieel voor een optimale personeelsplanning, waarbij je de juiste (en het juiste aantal) medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats inzet. Je wilt niet te veel, maar ook niet te weinig personeel inzetten. Het aantal medewerkers moet optimaal worden afgestemd op de verwachte drukte en omzet, om de loonkosten in de hand te houden en het bedrijfsrendement te optimaliseren. Deze blog geeft je 6 tips voor het maken van een goede prognose, waarbij je rekening houdt met variabelen, de groeistrategie, historische trends en inspeelt op omzetafwijkingen.

Tip 1: kijk naar het weer

In branches als de horeca, evenementensector, warehouse en productie heb je veelal te maken met seizoensinvloeden. Dit zorgt voor pieken en dalen in het aantal werkuren, waar jij als ondernemer op moet anticiperen. Voor bovengenoemde branches geldt: in de lente en zomer heb je meer personeel nodig, terwijl je in de herfst en de zomer met minder medewerkers toe kan. Dit verwerk je in jouw prognose van de personeelsplanning, die je ruim van tevoren opstelt.

Dankzij een goede prognose hoef je minder roosterwijzigingen aan te brengen. Als dat door veranderde weersomstandigheden wél nodig is, is dat geen enkel probleem. Met personeelsplanningssoftware ben je op elk moment in staat om het rooster te finetunen, waarbij je – afhankelijk van of het een zonnige of bewolkte, regenachtige dag wordt – meer of minder personeel kunt inzetten en met diensten kunt schuiven.

Tip 2: Houd rekening met de feestdagen, inclusief de extra kosten

Bij het maken van een prognose is het belangrijk om rekening te houden met de feestdagen. Voor sectoren als de horeca, retail, zorg, transport en productie zijn dit de drukste dagen van het jaar, wat kan betekenen dat er meer medewerkers nodig zijn om aan de klantvraag te kunnen voldoen. Aan de andere kant willen medewerkers vaak verlofdagen opnemen tijdens feestdagen, wat het lastig kan maken om aan de vraag te voldoen.

Voordat je een prognose maakt, is het dus van belang om in kaart te brengen welke en hoeveel medewerkers wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar zijn tijdens de feestdagen. Planningssoftware kan hierbij helpen door inzicht te geven in vakantie- en verlofdagen, ziekte en afwezigheid van alle medewerkers. Waar nodig kun je tijdig uitzendkrachten, zzp’ers, vakantiekrachten of studenten inzetten in plaats van vaste fulltime of parttime krachten.

Het is echter ook belangrijk om te vermelden dat in diverse CAO’s een toeslag geldt op feestdagen. Deze extra kosten moeten dus meegenomen worden in de prognose en in de planning. Door hier tijdig rekening mee te houden, kun je voorkomen dat de kosten te hoog oplopen en je winstmarge negatief beïnvloeden.

Tip 3: verwerk een groeipercentage t.o.v. vorig jaar

Bij het maken van een prognose kijk je naar de verwachte omzet en drukte. Heb je de omzet van vorig jaar nog beschikbaar? Dan kun je deze als basis voor dit jaar gebruiken, aangevuld met een realistisch groeipercentage. Het opnemen van een groeipercentage in de prognose helpt om de planning en budgettering beter te beheren.

Aan de hand van een managementplan heb je inzicht in alle statistieken en kun je via een goede prognose en personeelsplanning sturen op productiviteit, omzet en drukte. Je kunt de groei van het huidige jaar vergelijken met de groei in het voorgaande jaar en gelijktijdig zien hoe snel de groei gaat en of de gestelde doelen worden gehaald.

Tip 4: houd rekening met evenementen in de regio

Bij een prognose maken voor een evenement komt heel wat kijken. Je wilt vooraf zo goed mogelijk inschatten hoeveel bezoekers er komen, zodat je daar de personeelsinzet op kunt afstemmen. Het is verstandig om bij je prognose rekening te houden met andere evenementen die op dezelfde dag of in dezelfde periode plaatsvinden.

Een concurrerend evenement kan invloed hebben op het aantal bezoekers of gasten dat je verwacht. Als je evenementen in de regio meeneemt in je analyse, krijg je een nauwkeuriger beeld van de drukte én de omzet. En van het aantal in te roosteren medewerkers.

Tip 5: neem historische trends mee

Een goede prognose is gebaseerd op historische, objectieve data. Kijk bij het maken van een prognose naar de ervaringen uit het verleden, van de voorgaande dagen, maanden of jaren. Dankzij personeelsplanningssoftware beschik je over gegevens over bedrijfsprocessen, diensten en inzet van medewerkers en werkaanbod. Door de prognose mede te baseren op historische trends, neem je een hoop onzekerheid weg en verlaag je het risico op onder- of overbezetting. Je bespaart op (loon)kosten en je optimaliseert het bedrijfsresultaat.

Tip 6: houd een logboek bij van omzetafwijkingen

Prognoses maken is geen statische handeling. Integendeel, de op de prognose gebaseerde planning is inzichtelijk met rapportagetools. De prestaties worden achteraf getoetst aan de vooraf gestelde prognose. Houd een logboek bij van omzetafwijkingen. Dan weet je waar de verbeterpunten zitten en kun je daar in de volgende prognose op sturen. Hoe beter je prognose, hoe meer rendement je uit je personeelsplanning haalt.