Tips

Personeelsplanning en urenregistratie Software: 4 koppelingen voor ultiem gebruiksgemak

Geschreven op 15 december 2022.
Gewijzigd op 3 januari 2023.

3 min. leestijd

Met een optimale personeelsplanning en urenregistratie voorkom je hoge loonkosten en rooster je voldoende medewerkers in om je klanten of gasten tevreden te stellen. Met goede planningssoftware beschik je over vele functionaliteiten en koppelingen, waarmee je het overzicht behoudt én je zo efficiënt en eenvoudig mogelijk online roostert. Je behoudt tegelijkertijd zicht op je budgetten. Bespaar tijd, geld en energie met doeltreffende koppelingen met verloningssoftwaresystemen, kassasystemen, evenementensoftware en Business Intelligence.

1. Koppeling met salarisadministratie

Met het koppelen van software voor personeelsplanning en urenregistratie aan verloningssoftware, houd je administratieve fouten buiten de deur en worden alle uur-componenten automatisch gecommuniceerd. Dankzij de connectie met jouw salarisadministratie heb je een compleet overzicht in één dashboard, waarbij je eenvoudig en snel alles controleert en je de salarisverwerking in een handomdraai regelt.

De geregistreerde uren worden direct en rechtstreeks naar de salarisadministratiesoftware verstuurd, waardoor deze uren aan het einde van de maand correct in de salarisverwerking worden meegenomen. Het dashboard geeft je cruciale inzichten in je HR-gegevens, planningsgegevens en payrollgegevens, zoals verzuim, verlof en loonkosten. Denk aan het maken van een financiële reservering, nadat je het nog op te nemen verlof hebt gecontroleerd.

Profiteer van de voordelen tussen je personeelsplansysteem en salarissoftware:

Je bespaart veel tijd, omdat je de werknemersgegevens maar op één plek hoeft te registreren. De koppeling zorgt ervoor dat de gegevens van je medewerkers dagelijks worden bijgewerkt in Nostradamus, waarbij de informatie uit de salarissoftware wordt gehaald.
Onnodige en foutgevoelige handmatige werkzaamheden worden voorkomen.
De werk- en verlofuren worden automatisch in de salarisadministratie verwerkt.
Je hebt altijd en overal toegang tot de cijfers en bedrijfsprocessen. Beide softwaresystemen werken namelijk in de cloud.
De informatiestroom tussen de twee systemen werkt twee kanten op. Hierdoor is de informatie tussen beide softwaresystemen altijd gelijk en up-to-date.

3. Koppeling met eventplanningssoftware

Met personeelsplanningssoftware krijg je meer grip op de planning. Je weet wanneer je het meeste werk kunt verwachten, hoeveel mensen je daarvoor nodig hebt en of de werkzaamheden aansluiten bij het huidige personeelsbestand. De planningssoftware stelt je in staat meer in detail te plannen en mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen het bedrijf. Alle medewerkers kunnen online via een mobiele app de planning raadplegen. Ze weten hierdoor waar ze aan toe zijn. Jij hebt als planner het volledige overzicht.

Planningssoftware matcht de behoefte van het bedrijf of de organisatie met de mogelijkheden en wensen van de medewerkers. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de wet- en regelgeving (denk aan de Arbeidstijdenwet), ziekte en verlof. Medewerkers kunnen zelf aangeven wanneer en waar zij kunnen werken. De personeelsplanningssoftware stelt je bovendien in staat om snel te schakelen, bijvoorbeeld bij uitval van personeel of als er bij onderbezetting of overbezetting plotseling behoefte is aan respectievelijk meer of minder medewerkers.

4. Koppeling met Business Intelligence (BI)

Wanneer heb je planningssoftware nodig? Het antwoord is simpel: als je de personeelsbehoefte en de beschikbaarheid van de medewerkers zo optimaal mogelijk op elkaar wilt afstemmen. Je merkt in de praktijk bijvoorbeeld dat dagelijkse taken niet meer uitgevoerd kunnen worden, omdat medewerkers appen met vragen over hun saldo’s en geplande uren. Meestal zie je dit bij organisaties die 10 of meer medewerkers in dienst hebben. Het gebruik van software bespaart je tijd, energie en kosten.

Je kunt sneller een betere planning maken. Doelmatiger werken levert een behoorlijke tijdsbesparing op. Dankzij de personeelsplanningssoftware kun je eenvoudiger vooruitplannen voor een langere periode. Een geautomatiseerd proces houdt rekening met allerlei variabelen als contracturen, beschikbare werkuren, verlofsaldi en ziekte. Dit allemaal in Excel bijhouden, is bewerkelijk en vraagt heel wat manuren. Deze uren kunnen beter en efficiënter binnen de organisatie worden ingezet. Een kostenbesparing bereik je door een betere sturing op de bezetting en het zo doelmatig mogelijk inzetten van de medewerkers.

Vragen over dit bericht?

Geschreven door Dennis Lustig

Na het behalen van zijn diploma van de studies Hotelschool en Vrijetijdsmanagement heeft Dennis zijn managementkennis opgedaan als bedrijfsleider bij een groot strandpaviljoen.