Loonkosten onder controle houden? Lees onze 6 tips!

De loonkosten van medewerkers zijn vaak de grootste kostenpost voor werkgevers. Deze kosten hebben een grote invloed op de winstgevendheid van de onderneming. Het is daarom van groot belang om de loonkosten onder controle te houden. Maar hoe doe je dat? Een efficiënte personeelsplanning begint met een juiste voorspelling van het aantal benodigde medewerkers, op basis van de verwachte drukte en omzet. Om daar vervolgens het juiste budget op af te stemmen.

Personeelskosten in de hand houden met goede prognose

Het personeel is het belangrijkste kapitaal binnen je bedrijf. Niet alleen op het gebied van kwaliteit en productiviteit, maar ook uit kostenoogpunt. Door een personeelsplanning te maken op basis van een goede prognose, voorkom je dat je te veel of juist te weinig medewerkers inroostert. Overbezetting of onderbezetting leidt tot hogere kosten en budgetoverschrijdingen.

Denk goed na over de verwachte drukte en omzet per dag. Op basis hiervan bepaal je het aantal medewerkers dat die dag of op specifieke (piek)uren moet werken. Daarbij kun je gebruikmaken van de omzetcijfers van de afgelopen jaren en deze cijfers als leidraad nemen voor de prognose van de personeelsinzet voor de komende periode. Je kunt met goede personeelsplanning software tevens een urennorm instellen, zodat je automatisch weet hoeveel uren je moet inroosteren op basis van de verwachte omzet.

Goede personeelsplanning houdt rekening met variabelen

Weet je op basis van de prognose hoeveel medewerkers je nodig hebt? Stem hier de personeelsinzet op af, waarbij je ervoor zorgt dat je de juiste mensen met de juiste kennis en vaardigheden op het juiste moment op de juiste plek hebt. Een slecht rooster met een ondoelmatige inzet van medewerkers kost geld. Met een goede personeelsplanning die rekening houdt met variabelen (piek- en daluren, verlof, ziekteverzuim, uitval, contracturen en competenties van de medewerkers) geef je niet te veel uit en houd je de loonkosten onder controle.

Voorkom onnodige overuren of te weinig ureninzet

Goede personeelsplanning software calculeert automatisch de contracturen, beschikbare werkuren, verlofdagen en ziekte in. Je loopt hierdoor niet het risico dat je medewerkers voor meer uren inroostert dan volgens contract is afgesproken. Je ondervangt meerkosten als gevolg van overuren.

Bedenk dat je medewerkers die onder hun contracturen werken, even goed naar het aantal uren van hun contract moet uitbetalen. Het is onrendabel om medewerkers niet volledig in te plannen of overuren uit te betalen, als je andere personeelsleden voor die werkuren had kunnen inzetten.

Kijk naar het uurloon van de medewerker én de bijdrage aan de omzet

Je houdt loonkosten onder controle door bedacht te zijn op het uurloon van de medewerkers. Koppel in je personeelsplanning het uurloon en de eventuele toeslagen aan het aantal gewerkte uren van de medewerker om inzicht in de loonkosten te krijgen. Je kunt bijvoorbeeld personeel inzetten met een lager bruto uurloon of vaste medewerkers eerder inplannen dan losse medewerkers of oproepkrachten met een nul-urencontract. Kostenbesparing is echter nooit een doel op zich. Het is belangrijk om naast het uurloon van de medewerker óók te kijken naar zijn of haar bijdrage aan de omzet van jouw bedrijf.

Scherper sturen op capaciteit, loonkosten en rendementsverbetering

Met het verbeteren en optimaliseren van je personeelsplanning, stuur je scherper op capaciteit, loonkosten en rendementsverbetering. Goede planning software zorgt ervoor dat je altijd inzicht hebt in de werkuren ten opzichte van de productiviteit en er geen onnodige werkuren verloren gaan. Je hebt een totaaloverzicht en je kunt meteen zien of je ergens uit de pas loopt, om vervolgens direct in te grijpen. Bijvoorbeeld door snel te schakelen bij uitval of plotseling meer of minder behoefte aan medewerkers.

Beter budgetteren door beter roosteren

Je houdt loonkosten onder controle door te sturen op taakstellende budgetten per onderdeel, afdeling, filiaal of praktijk. Goede personeelsplanning software stelt je in staat om een optimaal rooster te maken op basis van het beschikbare budget. Je plant de verschillende medewerkers in en krijgt vooraf inzicht in de te verwachten productiviteit.

De software rekent alles voor je door, zodat je op basis van deze cijfers een goede, weloverwogen beslissing kunt nemen over je personeelsinzet en de loonkosten die hiermee gepaard gaan. Je kunt dagelijks bijsturen en aan de hand van de rapportagetools de volgende keer een nóg betere planning maken. Ofwel: beter budgetteren door beter roosteren!