Hoe maak je een goed rooster?

Bij het maken van een goed rooster komt heel wat om de hoek kijken. Alvorens je een goede planning kunt maken, moet je eerst een actueel overzicht hebben van het personeelsbestand. Je moet weten wie je in dienst hebt, welke medewerkers en oproepkrachten je kunt inschakelen en hoeveel uur je iedereen op de verschillende dagen op basis van hun contract en de cao-afspraken kunt inroosteren. Daarnaast moet je inzicht hebben in welke kennis en vaardigheden er nodig zijn om het werk zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren.

Dat is nog niet alles. Je moet ook rekening houden met vakantie- en snipperdagen, verlofaanvragen, ziekte en tijdelijke arbeidsongeschiktheid, cursusdagen en ouderschapsverlof, evenals met piek- en daluren, de Arbeidstijdenwet, teamafspraken op een afdeling en de wensen en behoeften van de medewerkers.

Kortom, het maken van een goede personeelsplanning is als een puzzel, waarbij de stukjes goed in elkaar moeten passen. In deze blog vertellen wij je hoe je een goed rooster maakt op basis van heldere criteria, waarbij het risico op onder- of overbezetting en daarmee een ondoelmatige en onrendabele bedrijfsvoering wordt geminimaliseerd.

1. Kijken naar de prognose

Je hebt eerst bepaalde informatie nodig om een goede prognose van de benodigde hoeveelheid medewerkers te kunnen maken. Naast alle hiervoor genoemde zaken, controleer je ook de roosters van voorgaande periodes. Dit om een inschatting te kunnen maken van de werktijden en de verdeling van de soorten werkzaamheden en diensten (dag-, avond- en nachtdiensten of speciale diensten) voor een bepaalde periode. Als je alle informatie op een rij hebt, kun je starten met het maken van een goed werkrooster.

Het werkaanbod vormt de basis van je bezetting. Maak een inschatting van de hoeveelheid en aard van de werkzaamheden voor de komende roosterperiode. Baseer de prognose van de personele inzet op de te verwachten drukte en omzet. Daarmee voorkom je dat je te veel of juist te weinig werkuren inroostert.

Voor een reële prognose vul je de verwachte omzet en het te verwachten aantal gasten, klanten of bezoekers in. Heb je de omzetcijfers van vorig jaar paraat? Dan kun je deze cijfers als leidraad gebruiken voor de prognose van de komende periode. Bij het maken van een rooster met behulp van personeelsplanningssoftware kun je een urennorm instellen. Dan krijg je automatisch door hoeveel uren je op basis van de te verwachten omzet en drukte kunt inplannen.

2. Kijken naar de productiviteit

Sturen op productiviteit bij het maken van een rooster zorgt ervoor dat je als bedrijf effectiever gaat werken en het potentieel van de medewerkers beter wordt benut. Dit wordt de komende jaren alleen maar belangrijker, gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de vraag naar gekwalificeerd personeel en de behoefte van medewerkers aan zinvol en uitdagend werk. De ontwikkeling van de arbeidsmarkt in Nederland is dat de totale hoeveelheid werk met minder mensen moet worden gedaan. Dit omdat er vanwege de vergrijzing simpelweg minder mensen beschikbaar zijn voor de arbeidsmarkt.

Kijken naar de productiviteit van medewerkers is niet hetzelfde als kijken naar personeelsreductie of besparing op personele kosten. Integendeel, sturen op productiviteit is noodzakelijk om de komende jaren aan de groeiende vraag vanuit de markt te kunnen blijven voldoen.

Hoe verhoog je nu de productiviteit van het personeel in je organisatie? Onder meer door er bij het maken van het rooster voor te zorgen dat de juiste medewerker op de juiste plek wordt ingedeeld. En de medewerkers de kans krijgen om zich via trainingen, cursussen en praktijkervaring te blijven ontwikkelen. De arbeidsproductiviteit van doeners verhoog je door deze medewerkers niet voor (te veel) ondoelmatige en tijd verspillende overleggen en vergaderingen in te roosteren.

Je kunt ten slotte bij de personeelsplanning ook met het bioritme van de medewerkers rekening houden. Ochtendmensen zijn in de ochtend productiever en creatiever, terwijl avondmensen juist productiever worden naarmate het later op de dag wordt.

3. Inplannen op competentieniveau

Bij het maken van het werkrooster moet je je afvragen: welke kennis en vaardigheden zijn er nodig om de werkzaamheden zo goed en efficiënt mogelijk uit te voeren? Het is voor de werkgever belangrijk om inzicht in de competenties van de medewerkers te hebben. In de eerste plaats om als bedrijf flexibel te zijn, in de tweede plaats om het maximale rendement uit de werkzaamheden te halen en ten derde om tijdig op veranderingen (als automatisering) te kunnen inspelen.

Inplannen op competentieniveau betekent beter plannen. Je roostert de juiste medewerkers op de juiste plek en op het juiste moment in. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk een stuk beter, want de betreffende medewerker beschikt over de vereiste capaciteiten om het werk goed en op tijd af te ronden. Het leidt tot een hogere klanttevredenheid én een hogere medewerkerstevredenheid, want medewerkers die zich als een vis in het water op hun werkplek voelen presteren beter, hebben meer werkplezier en zijn meer betrokken bij het bedrijf.

Dankzij plannen op competentieniveau kun je sneller schakelen. Je hoeft niet het hele personeelsbestand door te spitten om de juiste man of vrouw voor de specifieke werkzaamheden te vinden en in te roosteren. Als je een lijst met de kennis en vaardigheden van de medewerkers bijhoudt, maak je snel een goed rooster. Bovendien weet je hierdoor aan welke competenties je gebrek hebt binnen de organisatie. Het management kan dan op tijd maatregelen nemen om nieuw personeel met de gevraagde competenties aan te nemen.

4. Kijken naar de beschikbaarheid

Om een goed rooster te maken en de juiste mensen op de juiste plek te krijgen, moet je van tevoren kijken naar de beschikbaarheid van de medewerkers. Niet iedereen werkt fulltime, parttime medewerkers werken soms op verschillende dagen van de week. Daarnaast heb je bij het maken van een goed rooster te maken met vakanties, verloven, cursusdagen, ziekte, ouderschapsverlof en schoolgaande kinderen. Je moet weten wie wanneer op welke uren beschikbaar is voor het uit te voeren werk.

Het is slim om de personeelsplanning ruim van tevoren (minstens een maand vooraf) te maken, zodat de medewerkers tijdig weten wanneer zij moeten werken en vrij zijn. Een tijdige planning dwingt het personeel om tijdig wensen of verhinderingen door te geven, zodat je daar bij het roosteren je voordeel mee kunt doen. Als je in de planning zoveel mogelijk rekening houdt met de persoonlijke voorkeuren van de personeelsleden, leidt dit tot een hogere tevredenheid onder de medewerkers.

5. Juiste keuze maken door naar contracturen en overuren te kijken

Je hebt bij het maken van het rooster te maken met contracturen en overuren van de medewerkers. Dit moet voor de planner inzichtelijk zijn om tot een personeelsplanning te komen die aan de behoefte van de organisatie en de medewerkers voldoet. Zorg dat je een lijst met de contracturen van alle werknemers bij de hand hebt om tot de beste indeling te komen. Als je overzicht hebt op het aantal contracturen per medewerker, loop je niet het risico dat je medewerkers meer inroostert dan volgens het contract is afgesproken. Je voorkomt dat er overuren insluipen die tot meerkosten leiden.

Medewerkers die onder hun contracturen werken, moeten wél naar het aantal uren van hun contract worden uitbetaald. Het is daarom van belang om bij de keuze voor medewerkers in het werkrooster goed te kijken naar contracturen en overuren. Het is zonde en onrendabel als medewerkers niet volledig worden ingeroosterd. Of als je achteraf veel overuren moet uitbetalen, terwijl je andere personeelsleden voor die werkuren had kunnen inzetten. Ook als een medewerker uit dienst gaat, ben je als werkgever verplicht om de plus-uren uit te betalen.

6. Kijken naar uurloon van de medewerker

Het personeel is het kapitaal van je bedrijf, maar tegelijkertijd je grootste kostenpost. Je moet daarom inzicht hebben in de loonkosten. Door goed te kijken naar het uurloon van de medewerkers, kun je kosten besparen. Als je in de online personeelsplanning het uurloon en de eventuele toeslagen koppelt aan de gewerkte uren van de medewerker, krijg je inzage in de loonkosten. Als je weet hoeveel 1 uur aan loonkosten gemiddeld kost, kun je trachten door efficiënter plannen dit gemiddelde uurloon omlaag te krijgen.

Bijvoorbeeld door personeel in te roosteren met een lager bruto uurloon of vaste medewerkers eerder in te plannen dan losse medewerkers of oproepkrachten met een nul-urencontract. Kostenreductie mag echter nooit een doel op zich zijn. Uiteindelijk draait het erom of een medewerker de juiste kennis en vaardigheden voor het werk heeft, productief is en een goede bijdrage levert aan de rendabiliteit van het bedrijf of de organisatie. Je moet dus goed kijken naar het uurloon van de medewerker én naar zijn bijdrage aan de omzet.

Ook een goed rooster is aan verandering onderhevig

Een goed rooster maken is een klus, maar hoeft niet per se tijdrovend en frustrerend te zijn. Besef dat een rooster aan verandering onderhevig is. Met het gebruik van personeelsplanningssoftware zijn wijzigingen veel eenvoudiger te verwerken. Bovendien geef je dan je werknemers de kans om zelf invloed op het rooster uit te oefenen, bijvoorbeeld door hun beschikbaarheid door te geven, verlof aan te vragen, openstaande diensten in te vullen of urencorrecties door te geven.