Tips

Goed voorbereid en gepland de feestdagen in

De feestdagen vormen voor sectoren zoals de horeca de drukste tijd van het jaar. Voor vele ondernemingen en instellingen is het een uitdagende periode. Het is een hele puzzel om enerzijds de juiste bezetting te hebben en het personeel tevreden te houden en anderzijds om aan de toegenomen klantvraag te voldoen. De personeelsplanning moet daarom perfect in orde zijn. Met de juiste planningssoftware, urenregistratie en inkloksysteem krijg je alles onder controle, met een optimale balans tussen personeelsinzet, productiviteit, omzet en kosten.

Prognose op basis van verwachte drukte en omzet

Het inroosteren van personeel tijdens de feestdagen is vaak een complexe en pittige klus. Je hebt te maken met een drukke tijd, waarbij het personeel nogal eens lange(re) werkdagen maakt. Aan de andere kant heb je te maken met medewerkers die juist tijdens de feestdagen verlof willen opnemen om met familie of vrienden gezellig samen te komen. Je wilt over voldoende personeel beschikken, zonder de medewerkers te overbelasten.

Een goede voorbereiding op de feestdagen is het halve werk. Om tot de juiste bezetting voor de drukte te komen, is het belangrijk om een goede prognose te maken van de verwachte drukte en omzet, op basis van historische data of een benchmark in jouw branche. Je bepaalt hoeveel medewerkers je per uur, per dienst of per dag nodig hebt, hoeveel budget je hiervoor beschikbaar hebt en welke kennis en vaardigheden nodig zijn om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Feestdagen gezellig voor jouw gasten én personeel

De feestdagen moeten gezellig zijn voor jouw gasten én voor jouw personeel. Zorg dat medewerkers tijdig vakantie of verlofdagen aanvragen, zodat je hier in de planning rekening mee kunt houden. Een goede communicatie draagt bij aan de medewerkerstevredenheid en het behalen van je targets. Maak je verwachtingen duidelijk. Overleg met je personeel en leg uit wie wel wanneer moet werken en wie niet.

Overweeg in een vroeg stadium of het inhuren van extra personeel nodig is, in de vorm van het inzetten van parttimers, uitzendkrachten, zzp’ers, vakantiekrachten of studenten. Met een personeelsapp maak je je planning tijdens de feestdagen flexibel en voor iedereen inzichtelijk. Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid aangeven, diensten ruilen met collega’s, aangeven of ze extra shifts willen werken en vrijaf vragen. Als er gaten in het rooster vallen, kunnen medewerkers openstaande diensten invullen. De planning tijdens de feestdagen is zo geen eenrichtingsverkeer.

Goede personeelsplanning zorgt voor stabiliteit, efficiëntie en effectiviteit

Om personeel zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten tijdens de feestdagen, moet je inzicht hebben in welke medewerker waar en wanneer moet werken, hoeveel dat kost en welke mate van productiviteit je verwacht. Als je snel en duidelijk inzicht hebt, kun je sneller op- en afschalen bij wisselende druktes. Zo voorkom je een onder- of overbezetting en een mismatch tussen personeel, omzet en kosten.

Aan de hand van handige tools is dit alles in één dashboard te zien. Met een slimme personeelsplanning zorg je voor stabiliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid en hoef je niet steeds qua planning brandjes te blussen. Je creëert overzicht, roostert op basis van bedrijfsdrukte en je maakt de productiviteit en de loonkosten op elk moment zichtbaar.

Planning combineren met urenregistratie en inkloksysteem

Met een doordacht personeelsplan is je voorbereiding op de feestdagen optimaal. Je hebt altijd alle personeelsgegevens bij de hand en zowel live als achteraf inzicht via de cloud. De planning is eenvoudig te combineren met een complete urenregistratie en inkloksysteem. Met de urenregistratiesoftware heb je een directe vastlegging van de gewerkte uren en door middel van de koppeling aan het verloningspakket wordt verlonen een stuk gemakkelijker.

Neem afscheid van de ontelbare urenbriefjes, memo’s en Excelsheets. Met een digitale urenregistratie voorkom je fouten en verhoog je de productiviteit en omzet. De mogelijkheden zijn groot. Je kunt de online urenregistratie bijvoorbeeld live koppelen aan de omzet van de kassa. Of vanuit de software de gewerkte uren automatisch en foutloos versturen naar een payroll.

Een juiste bezetting tijdens de drukke feestdagen

Je krijgt maximale grip op je planning – met een juiste bezetting tijdens de drukke feestdagen – door een automatisch inkloksysteem te integreren. Medewerkers klokken digitaal in en uit met een pincode of druppel. De gewerkte uren worden automatisch geregistreerd en linken direct met het rooster. Jij hebt als roostermaker of leidinggevende altijd toegang tot het online systeem met een persoonlijk dashboard.

Dankzij de koppeling van de personeelsplanning, urenregistratie en het inkloksysteem weet je precies wie er wanneer aan het werk was en wat voor werkzaamheden er zijn uitgevoerd. Het systeem geeft een melding als er te laat is ingeklokt. Je krijgt aan de hand van rapportages inzicht in afwijkingen of calamiteiten, zodat je hiernaar kunt handelen. Alle resultaten gebruik je om in de hectische tijd van de feestdagen de werkprocessen zo goed mogelijk aan te sturen, een optimale planning te maken en het juiste aantal uren in te schatten voor de specifieke werkzaamheden of projecten.

Software zorgt dat je aan de wet- en regelgeving voldoet

De software zorgt er niet alleen voor dat je tijdens de feestdagen de juiste bezetting hebt voor de komende drukte, maar ook dat je aan de wet- en regelgeving voldoet. Alle regels en afspraken die in de Arbeidstijdenwet zijn vastgelegd voor de werktijden, pauzes en rusttijden van de werknemers, kunnen eenvoudig in de planning worden verwerkt. Hierdoor voldoet het rooster altijd aan de eisen van de wet en de cao.

De planning houdt ook automatisch rekening met de Wet arbeidsmarkt in balans( WAB), die sinds 1 januari 2020 van kracht is. Nostradamus zorgt dat de personeelsplanning en (salaris)administratie is ingericht op zaken als de maximale dienstlengte en oproeptermijn, de WW-premiedifferentiatie, de aanpassingen aan een vast dienstverband na 12 maanden, de transitievergoeding en de nieuwe ketenregeling. Je voorkomt fouten in de wet- en regelgeving voor de contracten, urenregistratie en uitbetalingen.

Vragen over dit bericht?

Na het behalen van zijn diploma van de studies Hotelschool en Vrijetijdsmanagement heeft Dennis zijn managementkennis opgedaan als bedrijfsleider bij een groot strandpaviljoen.

Avatar foto
Terug naar het overzicht

Gerelateerd nieuws

Link
Tips

Koppeling met andere systemen

Lees meer
Link
Tips

Personeelsplanning en urenregistratie Software: 4 koppelingen voor ultiem gebruiksgemak

Lees meer
Link
Tips

Loonkosten onder controle houden? Lees onze 6 tips!

Lees meer
ONLINE