10 tips voor het maken van een personeelsplanning

Een goede personeelsplanning maken is een hele puzzel. Je moet als planner met vele zaken rekening houden. Denk bijvoorbeeld aan de Arbeidstijdenwet, de wensen en behoeften van de medewerkers, de piek- en daluren binnen de organisatie, de contracturen en de teamafspraken. Uiteindelijk draait het om het inroosteren van de juiste medewerkers op de juiste plek en de juiste tijd, zonder dat er sprake is van over- of onderbezetting. Wij geven je 10 tips voor het maken van een personeelsplanning die zowel voorziet in de behoefte van de organisatie als in de personele behoefte.

1. Kijk naar je benodigdheid

Een goede personeelsplanning heeft de juiste balans tussen het verlenen van service en de kosten van de personele inzet. Je wilt enerzijds niet onnodig veel medewerkers in je bedrijf hebben lopen, maar anderzijds ook niet te weinig. Anders kom je in problemen met de dienstverlening. Kijk goed naar je benodigdheid, zowel in aantal medewerkers als in competenties.

Rooster de juiste medewerkers op de juiste plek en op het juiste moment in. Medewerkers die goed op hun plek zitten, werken met meer plezier, zijn meer betrokken bij de organisatie en presteren beter. Als je medewerkers met de juiste kennis en vaardigheden op passende posities hebt, werkt dit positief door op de efficiëntie en het rendement van het bedrijf.

2. Kijk naar je beschikbaarheid

Het is van belang om goed te weten welke medewerkers wanneer en voor hoeveel uur beschikbaar zijn en voor welke werkzaamheden je ze op de verschillende dagen kunt inzetten. Ook dien je bij de planning rekening te houden met variabelen als vakantiedagen, verlof, ziekte, cursusdagen en ouderschapsverlof.

Maak de personeelsplanning daarom ruim van tevoren en deel deze tijdig met het personeel. Zij vinden het fijn als zij weten waar zij aan toe zijn. Als je diensten voor een langere periode inroostert, kunnen de medewerkers hier rekening mee houden. Met een planning voor de lange termijn zet je het personeel er bovendien toe aan om tijdig hun beschikbaarheid door te geven. Je voorkomt dat medewerkers niet kunnen werken, omdat zij al lang van tevoren weten wat hun diensten zijn.

3. Kijk naar je verwachte omzet en aantal gasten

Je wilt als werkgever natuurlijk geen onnodige kosten maken. Maak daarom een prognose van de benodigde hoeveelheid medewerkers op basis van de te verwachten omzet en aantal gasten of bezoekers. Hiermee voorkom je dat je te veel of juist te weinig uren inroostert. Vul een verwachte drukte en omzet per dag in, passend bij jouw bedrijf of organisatie.

Je kunt natuurlijk gebruikmaken van de omzetcijfers van vorig jaar en deze cijfers extrapoleren op basis van een bepaald groeipercentage. Daarnaast kun je bij gebruik van personeelsplanningssoftware een urennorm koppelen aan de verwachte omzet en het aantal gasten. Je krijgt dan automatisch te zien hoeveel uur je kunt inroosteren bij een verwachte omzet.

4. Kijk naar het weer

Een personeelsplanning stel je al weken of maanden van tevoren op, maar het werkrooster kan nooit in beton gegoten zijn. Er doen zich regelmatig onvoorziene omstandigheden voor, waardoor een wijziging in de planning moet worden aangebracht. Denk aan het weer. Als er een stralende dag wordt voorspeld, heb je waarschijnlijk extra medewerkers in bijvoorbeeld de horeca, evenementenbranche of recreatieve sector nodig. Valt het weer echter qua regen, wind of kou tegen, moet je juist het aantal medewerkers afschalen.

Het weer heeft invloed op de inzet van je personeel. De weersverwachting kan aanleiding zijn om het rooster te finetunen door met diensten te schuiven in het rooster. Met personeelsplanningssoftware kun je zelfs op de dag zelf nog het aantal medewerkers bijsturen.

5. Houd rekening met de voorkeuren die medewerkers doorgeven

Het is belangrijk om de wensen en behoeften van het personeel inzichtelijk te hebben, alvorens je een nieuw rooster maakt. Medewerkers hebben specifieke voorkeuren vanwege hun persoonlijke omstandigheden. Bijvoorbeeld omdat zij schoolgaande kinderen hebben of nog student zijn en colleges moeten volgen. Het is zaak om zo goed mogelijk rekening te houden met een studie of cursus van een medewerker, geplande vakanties en snipperdagen. Medewerkers waarderen dit. Het zorgt voor een hoge medewerkerstevredenheid.

6. Kijk naar de ervaringen uit het verleden

Op basis van de kennis en ervaringen uit het verleden, is een werkwijze ontstaan hoe diensten, taken of projecten worden gepland. Een bedrijf of organisatie is echter dynamisch. En daarmee de planning ook. Er wordt meer aanpassingsvermogen geëist vanwege een veranderde arbeidsmarkt met meer flexibiliteit en thuiswerken. Een dynamische werkomgeving vraagt om een geoptimaliseerde inzet van arbeid.

Als je er naar je gevoel alles aan hebt gedaan om tot een optimale personeelsplanning te komen, wil je natuurlijk ook weten hoe dit in de praktijk heeft uitgepakt. En wat het heeft opgeleverd. Met het gebruik van rapportagetools van personeelsplanningssoftware krijg je inzicht in hoe goed je prognose was en of deze erg afweek van de praktijksituatie. Analyseer wat goed en fout ging in de planning, welke medewerkers speciale (ruil)verzoeken, afmeldingen of verzuimen hadden en waar de pijnpunten zaten. Dan kun je hier bij de volgende prognose en planning goed op inspelen. Hoe beter je nieuwe prognose, hoe meer rendement je je uit je personeelsplanning kunt halen.

7. Kijk naar de saldo’s van de medewerkers

Een goede personeelsplanning valt of staat met de inzet van het juiste en de juiste hoeveelheid personeel. Daarom dien je op de hoogte te zijn van het vakantiesaldo van de medewerkers en de goed- en afgekeurde verlofaanvragen van de afgelopen maanden. Tevens heb je als planner inzicht nodig in het aantal overuren van de werknemer. Met een handige managementapp heb je direct inzicht in de saldi van de medewerkers en de overige cijfers die voor jouw organisatie van belang zijn.

8. Houd rekening met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)

Sinds 1 januari 2020 is de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) van kracht, waarin (veranderde) rechten en plichten van werkgevers en werknemers zijn vastgelegd. Dit heeft consequenties voor jouw personeelsplanning. Denk aan het ingaan van een (vast) dienstverband na 12 maanden werken en dat er voortaan 3 tijdelijke contracten in maximaal 3 jaar mogen worden aangeboden. Het volgende contract is automatisch een vast contract.

Oproepkrachten hebben bij elke oproep om te komen werken het recht om minimaal 3 uur uitbetaald te krijgen. Het is verplicht om oproepkrachten minstens 4 dagen van tevoren op te roepen voor werk. Als dat niet gebeurt, mag de oproepkracht weigeren. Deze termijn kan binnen cao’s wel worden verkort tot 24 uur. Werkgevers die een oproep binnen 4 dagen afzeggen, moeten de medewerker het loon over de uren waarop hij of zij was opgeroepen vergoeden. Werknemers mogen maximaal 12 maanden als oproepkracht werken. Je moet met al deze zaken bij de personeelsplanning rekening houden. Personeelsplanningssoftware maakt het eenvoudig om deze variabelen automatisch in de planning te verwerken.

9. Staat een medewerker niet te vaak ingepland?

De overheid heeft in de Arbeidstijdenwet regels opgesteld voor de werktijden, pauzes en rusttijden van de werknemers. Deze wet geldt voor werknemers vanaf 18 jaar, inclusief uitzendkrachten en stagiairs. Hiermee worden werknemers beschermd tegen lange werkdagen, die hun gezondheid kunnen schaden én de veiligheid op het werk in gevaar kunnen brengen. De hoofdregels zijn dat een werknemer niet langer dan 12 uur achter elkaar mag werken en in een periode van 16 aaneengesloten weken gemiddeld niet meer dan 48 uur per week.

Er kunnen in een verplichte cao voor specifieke bedrijfstakken andere afspraken staan. Verschillende branches hebben in hun cao eigen afspraken gemaakt over werkuren, pauzes en rusttijden van de medewerkers. Voor bepaalde beroepen en sectoren bestaan er aanvullende, van de cao afwijkende regels voor werk- en rusttijden, die vastgelegd zijn in het Arbeidstijdenbesluit. Alle regels en afspraken moeten goed in de personeelsplanning van jouw organisatie worden verwerkt, zodat het rooster voldoet aan de eisen van de wet en de cao.

10. Wanneer is het rustig op een bepaalde dag?

Wees op de hoogte van de piek- en daluren binnen het bedrijf, zodat je daar vooraf op kunt inspelen met het inroosteren van de juiste hoeveelheid medewerkers op het juiste tijdstip en op de juiste plek. Dat kunnen specifieke momenten op de dag zijn (lunchtijd) of bepaalde dagen van de week (bijvoorbeeld vrijdag en zaterdag). Maak een prognose op basis van de verwachte drukte en omzet. Hiermee voorkom je overbezetting tijdens de daluren en onderbezetting tijdens de piekuren.

Het komt ook voor dat het in specifieke seizoenen drukker of juist minder druk is. Bijvoorbeeld in de horeca, evenementenbranche, logistieke sector, agrarische sector en recreatieve sector. Met een goed personeelsplanningsysteem maak je al deze variabelen direct inzichtelijk.