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Die intelligente Verknüpfung mit AFAS verschafft uns mehr Zeit für unsere Gäste“

Als Ilona Dalebout-Brakema und ihr Mann Fred Dalebout 2011 die Martini Hotel Group gründeten, stand alles noch auf dem Papier. Die Automatisierung stand daher ganz oben auf der Tagesordnung der Groninger Gastgewerbeunternehmer. Auf der Horecava wurden sie mit den Möglichkeiten des Nostradamus vertraut gemacht. Inzwischen ist das AFAS-Gehaltsabrechnungssystem mit Nostradamus verknüpft, was eine Menge manueller Eingaben erspart.

„Dank der intelligenten Digitalisierungsmöglichkeiten verbringen wir weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zeit, die wir nutzen können, um unsere Gäste zu verwöhnen.“

Es begann 2011 für Ilona und Fred mit dem Martini Hotel und den Bud Gett Hostels. In den folgenden Jahren expandierte die Martini Hotel Group mit einem zweiten Hotel und vier Restaurants in Groningen und Drenthe. Gemeinsam mit rund 120 Mitarbeitern wollen sie die Gäste ihre Gastfreundschaft erleben lassen und ihnen eine unvergessliche Zeit bereiten. Ilona: „Gastfreundschaft wird bei uns groß geschrieben. Und auch wenn es widersprüchlich klingen mag, spielt die Automatisierung dabei eine wichtige Rolle. Dank der intelligenten Digitalisierungsmöglichkeiten verbringen wir weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Zeit, die wir nutzen können, um unsere Gäste zu verwöhnen.

Besonders geeignet für das Gastgewerbe

Als sie 2011 auf der Horecava die Möglichkeiten von Nostradamus sahen, waren sie sofort begeistert. „Bis dahin hatten wir auf dem Papier geplant. Die Möglichkeiten von Nostradamus haben uns angesprochen, insbesondere wegen der Kontroll- und Verwaltungsinformationen. Aber noch wichtiger ist, dass die Menschen, mit denen wir gesprochen haben, die Branche kennen. Es gab uns die Gewissheit, dass wir nichts über die tägliche Praxis im Hotel- und Gaststättengewerbe erklären mussten.

Inzwischen arbeiten sie schon seit Jahren mit der Planungssoftware und sind sehr zufrieden. Jedes Unternehmen, das zur Martini Hotel Group gehört, kann seine eigenen Fahrpläne erstellen, ohne dass Ilona den Überblick verliert. „Wir können Berichte für die gesamte Gruppe erstellen, die wertvolle Erkenntnisse liefern.

Verbindung mit AFAS bringt großen Mehrwert

Neben dem Komfort des Systems und den Managementinformationen bieten die Links auch einen großen Mehrwert für die Martini Hotel Group. Nach der Umstellung auf das HR-System AFAS hat man sich bewusst für eine Verknüpfung beider Systeme entschieden. Ilona erklärt: „Dank der Verknüpfung müssen wir die geleisteten Arbeitsstunden nicht mehr manuell aus Nostradamus extrahieren und in AFAS eingeben, um die Gehälter zu zahlen. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Fehler.“ Es funktioniert auch andersherum. Ein neuer Mitarbeiter wird nun nur noch einmal in AFAS eingegeben und ist durch die Verknüpfung auch direkt in Nostradamus zur Einplanung sichtbar.

Im Gastgewerbe, wo viele Mitarbeiter auf Abruf tätig sind, ist diese Verknüpfung ein wahrer Segen, meint Ilona: „Gerade die Erfassung unregelmäßiger Arbeitszeiten, wie sie bei Mitarbeitern auf Abruf der Fall ist, nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Jetzt, da dies automatisiert wurde, werden unsere Mitarbeiter genau für die Stunden bezahlt, die sie arbeiten, und wir haben mehr Zeit, die wir mit unseren Gästen verbringen können. Und darum geht es ja letztlich auch.

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